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Gestão Documental

SIGA Cloud

Gestão Documental

A gestão documental é o ponto de partida para o SIGA. Através da sua implementação inicia-se, por um lado, a desmaterialização, por outro, a otimização organizacional, que se irá refletir não só nível dos processos e procedimentos, mas também, dos recursos, humanos e materiais, que passam a ser geridos e equacionados de forma mais racional e responsável.
A gestão documental pressupõe áreas cada vez mais fundamentais, como:
• O levantamento de requisitos
• A captura digital
• As assinaturas digitais

Gestão de Processos

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Gestão de Processos

A gestão de processos pressupõe, por um lado, a existência de um levantamento de requisitos exaustivo, um conhecimento elevado sobre o negócio e a capacidade de transpor para regras, as especificidades setoriais que, no dia-a-dia dos utilizadores, irão ser alavancas para o sucesso das organizações. Neste exercício, os consultores devem adotar a sua postura mais curiosa, questionando tudo o que possa ser aliado na criação de cenários to-be adequados; equacionar a realidade, sempre que possível, com uma abordagem “out of the box”, de maneira a encontrar soluções verdadeiramente inovadoras, que aliem a simplicidade às inovações tecnológicas.

Levantamento de Necessidades / Modelação de cenários “As-Is”

SIGA Cloud

Levantamento de Necessidades / Modelação de cenários “As-Is”

Na base de qualquer exercício de consultoria bem-sucedido, reside um exaustivo e focado levantamento de requisitos; é importante, antes de se iniciar os trabalhos de otimização apreender tudo o que o cliente faz “as-is”. Para além disso é importante também, nesta fase, perceber qual a expetativa que o cliente coloca no projeto, de maneira que, já devidamente conhecedores das realidades, os consultores a possam ir gerindo da melhor forma possível.

Desenho de Processos /modelação de cenários “To-Be”

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Desenho de Processos /modelação de cenários “To-Be”

Este serviço reveste-se da maior importância, pois será através dele que se vai então efetuar a passagem para “código” dos ciclos de vida dos processos, compaginando num mesmo fluxo, comportamentos “as-is” que devem ser mantidos, bem como as novas metodologias (cenários “to-be”) a serem adotadas com vista a melhoria /simplificação e otimização de processos.

Captura Digital Inteligente

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Captura Digital Inteligente

Os serviços de captura digital inteligente assentam em diversos pressupostos /funcionalidades que o SIGA já disponibiliza de modo nativo, sem quaisquer custos adicionais; a este respeito referem-se:

Captura inteligente e, em massa, de documentos (dispositivos dedicados para upload de documentos, via digitalização, importação e/ou integração);

OCR integrado para indexação automática (funcionalidade de OCR nativa, integrada, sem custos adicionais de licenciamento, que permite a utilização ilimitada deste componente, quer seja em modelos previamente parametrizados, quer seja, de modo manual);

Múltiplos pontos de entrada, um único Arquivo (dispositivos transversais para upload de ficheiros, em qualquer utilizador, via scan direto, ou via multifunções);

Arquivo centralizado, robusto, seguro (apesar dos múltiplos pontos de entrada, todos os documentos ficam seguramente, armazenados numa única base de dados, sujeita aos mais elevados protocolos de segurança do sector).

Automação

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Automação

O serviço de automatização via BPA (business process automation) é outra das peças fundamentais no trabalho de otimização; após a modelação dos cenários “to-be” e respetiva validação, os ciclos de vida dos processos são transpostos para fluxos com regras e dinâmicas automáticas /semi-automáticas e/ou manuais inscritas nos motores de BPA. Só assim se consegue, por um lado, automatizar e uniformizar, de facto os processos das Organizações e, por outro lado, aumentar índices de eficiência e eficácia, diminuindo margens de erro humanas e, consequentemente, também materiais. É esta sinergia, entre a automatização e a potenciação de recursos, não só humanos, mas também materiais que faz, com que a curto, médio e/ou longo prazo, o investimento efetuado na solução SIGA Cloud seja totalmente absorvido e amortizado enquanto custo, não só pelas dinâmicas de otimização subsequentes, mas também pelas diversas economias de escala que daí advêm.

Assinaturas Digitais

SIGA Cloud

Assinaturas Digitais

Este serviço potencia de facto toda a implementação desmaterializada
da gestão das Organizações. Sem ela todos os esforços de otimização
acabam por ficar descompensados, visto a dada altura, ter de ser “furado”
o ciclo digital, para se ter de “materializar” aquilo que não se justifica mais
nos dias que correm. No siga é nativamente possível:

• Configurar, para um mesmo utilizador, um ou mais certificados digitais de assinatura;
• Assinar documentos, optando pelo certificado pretendido em dado momento;
• Assinar documentos em lote;
• Identificar de forma visual os documentos já assinados digitalmente;
• Validar se os certificados das assinaturas efetuadas se encontram, ou não, válidos.

Com um mecanismo de assinaturas digitais verdadeiramente abrangente,
o SIGA é um aliado à real desburocratização e desmaterialização das Organizações.
(key-words: segurança; celeridade; centralização; sustentabilidade económica /ambiental).

Mobile

Aceda a partir dos seus dispositivos móveis, em qualquer lugar e a qualquer hora.

Com a plataforma SIGA para Mobile, a correspondência geral dos utilizadores, que dá geralmente entrada nas sedes físicas das organizações, poderá ser acedida de forma segura, de qualquer parte do mundo. Com esta SOLUÇÃO, o utilizador estará em contato com o expediente geral que diariamente chega à sua lista de trabalho; este módulo disponível para tablets e smartphones, permitirá ao utilizador, em qualquer lugar e a qualquer momento, verificar os seus documentos de entrada e geri-los da maneira mais eficiente, tendo para isso à disposição funcionalidades como:

  • Definição de prazos de tratamento dos documentos
  • Envio dos documentos para filas de trabalho de outros utilizadores
  • Aprovação de documentos e tarefas

As Mais-Valias
Uma solução integrada de gestão administrativa, referência de mercado, com mais de uma década de maturação, desenvolvida em Portugal, disponibilizando as mais modernas tecnologias.
As Mais-Valias
Uma SOLUÇÃO all-in-one. Plataforma única e integrada para a gestão de processos e documentos para a desmaterialização e otimização das atividades da Organização.
As Mais-Valias
Uma SOLUÇÃO (SIGA Cloud) que, não obstante a sua designação/marca, possibilita a entrega em modelo cloud ou on-premise.
As Mais-Valias
Um produto flexível que permite a sua fácil e rápida customização/parametrização às necessidades das Organizações.
As Mais-Valias
Assentando na otimização de fluxos e processos, proporciona às organizações, economias de escala significativas em diversos níveis, e neste sentido um elevado retorno do investimento, atendendo à simplificação que advém da sua utilização.
As Mais-Valias
Interface atrativo, intuitivo, totalmente web based e multicanal.
As Mais-Valias
Uma SOLUÇÃO suportada, a nível aplicacional, comunicação e autenticação, pelo melhor que o mercado oferece em termos de segurança.
As Mais-Valias
Escalável, permitindo a fácil evolução da plataforma de acordo com as necessidades de negócio das Organizações (ver “Verticalização”).
As Mais-Valias
A SOLUÇÃO permite a minimização de erros no registo de informação, através de regras definidas no sistema que inibem determinadas ações (user validation) e, dessa forma, facilita a identificação da origem dos referidos erros.
As Mais-Valias
Garantia da operacionalidade 24x7 através de mecanismos de alta disponibilidade e redundância.
As Mais-Valias
Uma SOLUÇÃO com um funcionamento extremamente intuitivo, assenta em tecnologias Microsoft amplamente conhecidas pelo mercado, nomeadamente .Net Framework, Windows Server, SQL Server e Web Server.
As Mais-Valias
A SOLUÇÃO é implementada segundo uma arquitetura SOA. As funcionalidades são disponibilizadas em serviços que podem facilmente ser consumidos por sistemas externos.
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